Nous allons vous présenter une série d’articles concernant la facturation.
Pourquoi ? Parce que la loi régie les règles de la facturation (Code du commerce, Code général des impôts, etc…)
Et le problème principal concerne les sanctions si une facture est mal établie ou présente des mentions inexactes, ou encore si la facturation n’est pas conservée durant une certaine durée ou mal conservée.
Dans la pratique, lorsque les petites entreprises ont peu de factures à émettre, elles établissent leurs factures sous Word ou Excel. Elles font des copier-coller d’une ancienne facture émise et y indique les nouveaux éléments de facturation. Pourtant, avec cette méthode de fonctionnement, il arrive souvent que l’entreprise oublie de changer le numéro de facture, de modifier la date, voire la périodicité de facturation comme le montre l’exemple ci-après.
Par exemple, le numéro 2018-0036 est utilisé deux fois, une fois en juin et une fois en août. Pourquoi ? Ces deux factures concernent le même client, ce qui évite de réécrire les informations du client. Toutefois, l’entreprise, en émettant sa facture a oublié d’en modifier le numéro. La facture 2018-0036 du mois d’août aurait dû porté le numéro 2018-0052 pour que la chronologie soit respectée.
Il existe plusieurs solutions pour pallier ces problèmes, comme :
- connaître les différentes règles de facturation,
- investir dans un logiciel de facturation,
- avoir un suivi strict de la chronologie de la facturation,
- ou créer son outil de facturation sous Excel aussi appelé cahier de facturation accompagné ou non d’un modèle de document Word.
Dans tous les cas, il faut être attentif et s’informer régulièrement sur les règles de facturation selon votre secteur d’activité.